מערכת ניהול גבייה: ממעקב ידני באקסל לבקרה מבוססת נתונים

מערכת בקרת גבייה היא כלי שמרכז את כל תהליך הגבייה של הארגון  במקום מעקב ידני (שלא עובד) באקסל. המערכת סוגרת את הפער בין דוח החובות הפתוחים לבין הגבייה בפועל, ומקצרת את זמן הגבייה (DSO).

מאת מושון דונוביץ', רו"ח, משפטן ומנכ"ל BINA

מבט מהיר

מערכת ניהול הגבייה collect-iq של BINA מרכזת את כל נתוני הגבייה של הארגון לתמונה אחת וברורה. המערכת מתחברת לנתוני מערכות ה-ERP והנהלת חשבונות באופן שוטף, הגבייה מתנהלת במערכת, מציגה את כל החובות,  סטטוס עדכני, וחוסכת זמן ועבודה, בלי להחליף את המערכות הקיימות ומשפרת את ניהול הגבייה בצורה מיידית.

ניהול גבייה ידני כבר לא מספיק

בכל מחלקת כספים יש דוח חובות פתוחים. הוא מראה מי חייב, כמה, וכמה זמן החוב פתוח. זו נקודת הפתיחה של הגבייה, אבל בארגונים רבים זה גם המקום שבו הבקרה נעצרת.

מהניסיון הרב שלנו בעבודה עם מחלקות כספים, כל מה שקורה מסביב לדוח מתנהל לרוב באופן ידני: השיחות עם הלקוחות, הבטחות התשלום, המעקב וההחלטה במי לטפל קודם. המעקב מתבצע באקסל, ותלוי במידה רבה בזיכרון של אנשי הגבייה.

מנהל הכספים יודע שיש חוב פתוח, אבל לרוב לא יודע מה באמת קורה איתו: האם כבר דיברו עם הלקוח, האם ניתנה הבטחת תשלום ומתי, האם הלקוח כבר איחר בעבר, ומי בצוות אחראי למעקב.

כשמידע מפוזר בין קבצים ואנשים, נוצרות תקלות רבות: חובות שלא מטופלים בזמן, לקוחות שלא חוזרים אליהם, ומידע שאובד כשעובד עוזב. במצב כזה קשה לדעת מה מצב הגבייה בפועל בכל רגע נתון.

העלות האמיתית של ניהול גבייה באקסל

גבייה משפיעה ישירות על תזרים המזומנים. ככל שלוקח לארגון יותר זמן לגבות חוב (מדד שנקרא DSO, ימי גבייה ממוצעים), כך יותר כסף נשאר תקוע בחובות פתוחים. לפי ניתוחי סיכוני אשראי (עוד בקישור), DSO גבוה הוא אחד הגורמים המרכזיים לבעיות נזילות, גם בעסקים רווחיים.

ברוב המקרים הבעיה אינה שהארגון לא יודע כמה חייבים לו, אלא שאין לו דרך מסודרת לעקוב אחרי תהליך הטיפול עצמו: מי טופל, מתי, מה סוכם ומה הצעד הבא. זה בדיוק מה שמערכת בקרת גבייה באה לפתור.

הפתרון של BINA

הצוות שלנו מגיע מרקע של ניהול ומומחיות פיננסית, ואת הקושי הזה הכרנו מקרוב אצל כמעט כל ארגון שליווינו. לכן פיתחנו את www.collect-iq.co.il מערכת בקרת גבייה שמתחברת ישירות לנתוני החברה, מרכזת את מצב הגבייה וכל המספרים שמסתתרים ואת כל פעולות הטיפול במקום אחד, ומאפשרת לנהל אותן בצורה נוחה ומסודרת. זו גישה של בקרה מבוססת נתונים על מידע שכבר קיים בארגון.

מה המערכת עושה בפועל

• מתחברת למערכות הארגון: Priority, חשבשבת, SAP ואחרות וגם לקבצי Excel כשאין חיבור.
• מציגה סטטוס ברור לכל חשבונית, ושולחת התראות על מה שדורש טיפול.
• מרכזת לכל חשבונית את ההיסטוריה המלאה: מתי נוצר קשר, מה סוכם, אילו התחייבויות התקבלו ומה השלב הבא.
• מאפשרת ניתוח לפי לקוחות, גיול חובות, פעילות הנהלת חשבונות ופרמטרים נוספים.
• מציגה את הנתונים בצורה ויזואלית שמאפשרת לראות את התמונה המלאה במבט אחד.

מה ההבדל בין דוח חובות פתוחים לבין בקרת גבייה

דוח חובות פתוחים עונה על השאלה מי חייב וכמה. מערכת בקרת גבייה עונה גם על השאלות שמזיזות כסף: מה כבר נעשה מול הלקוח, מה סוכם, מי אחראי ומה הצעד הבא. כך מנהל הכספים רואה בכל רגע מה דחוף ומה מצב הטיפול, בלי להחליף את המערכות הקיימות.

תיעדוף: לטפל קודם במה שמזיז תזרים

כשכל נתוני הגבייה מרוכזים במקום אחד, אפשר לראות לא רק מי חייב, אלא במי כדאי לטפל קודם. במקום לטפל בחובות לפי סדר אקראי או לפי מי שצועק הכי חזק, אפשר לתעדף לפי מה שבאמת מזיז את התזרים:

• חובות גדולים או ותיקים שדורשים טיפול מיידי.
• הבטחות תשלום שלא קוימו במועד.
• חובות שנתקעו: בלי טיפול, בלי אחראי או בלי צעד הבא מוגדר.
• לקוחות שכבר איחרו בעבר, על בסיס ההיסטוריה שמרוכזת במערכת.

כך המאמץ מתמקד בחובות בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על התזרים, ופחות חובות נופלים בין הכיסאות.

בקצרה

גבייה משפיעה ישירות על תזרים המזומנים, ובארגונים רבים היא עדיין מתנהלת בכלים שלא נועדו לכך. מערכת בקרת גבייה שמבוססת על הנתונים של הארגון הופכת את התהליך ממעקב ידני ומפוזר לניהול מסודר ומבוקר, ומסייעת לשפר את תזרים המזומנים.

להטמעת מערכת בקרת גבייה בארגון שלכם: הכירו את פתרונות ה-BI של BINA או צרו קשר עם הצוות (בטופס או בקישור) לשיחה קצרה.

שאלות נפוצות

מה זו מערכת בקרת גבייה?

מערכת בקרת גבייה מתחברת לנתוני הגבייה שכבר קיימים בארגון (ב-ERP ובהנהלת החשבונות) ומרכזת עליהם את כל תהליך הטיפול: סטטוס לכל חוב, אחראי, היסטוריית שיחות והתחייבויות, והתראות על מה שדורש טיפול. בשונה מדוח חובות פתוחים, שמראה רק מי חייב וכמה, היא מנהלת גם את הפעולות סביב החוב.

מה ההבדל בין מערכת בקרת גבייה לתוכנת גבייה או סליקה?

תוכנות סליקה וגבייה מתמקדות בגביית התשלום עצמו (הוראות קבע, חיובי אשראי). מערכת בקרת גבייה מתמקדת בשלב שלפני כן: בבקרה ובניהול של תהליך הגבייה, כולל מעקב, תיעדוף, אחריות והתראות, כדי שפחות חובות ייפלו בין הכיסאות ותהליך הגבייה יתקצר.

האם צריך להחליף את מערכת ה-ERP או תוכנת הנהלת החשבונות הקיימת?

לא. היא הבסיס של הדאטה. המערכת מתחברת למערכות הקיימות ומרכזת מהן את הנתונים. המערכת מוסיפה שכבת בקרה וניהול מעל מה שכבר יש בארגון.

לאילו מערכות אפשר לחבר את המערכת של BINA?

המערכת מתחברת למערכות המידע בארגון, ובהן Priority, חשבשבת ו-SAP, היא יכולה לעבוד גם עם מקורות נתונים נוספים, כמו מסדי נתונים וקבצי Excel, כשאין אפשרות לחיבור ישיר למערכת, והמערכת מתעדכנת מהם באופן אוטומטי. כך היא מתאימה כמעט לכל ארגון, בלי קשר למערכת שהוא עובד איתה.

איך מערכת בקרת גבייה משפרת את תזרים המזומנים?

היא מקצרת את זמן הגבייה (DSO) בכך שכל חוב מקבל אחראי, סטטוס והתראה בזמן, ומאפשרת לתעדף את הטיפול לפי ההשפעה על התזרים. כך פחות חובות נשארים ללא מענה, וכסף שהיה תקוע בחובות פתוחים משתחרר מהר יותר.

כמה זמן לוקח להטמיע את המערכת?

Collect-iq היא פתרון מוכן ולא פיתוח מאפס, ולכן ההטמעה מהירה. היא כוללת חיבור לנתונים, בדיקה שהמספרים תואמים להנהלת החשבונות והדרכה לצוות.